Controlar los costos clave para administrar un negocio

Controlar los costos clave para administrar un negocio

(ARA) - Con más y más pequeñas empresas y punto.Las empresas que van a la quiebra en estos días, las empresas están desarrollando nuevas estrategias para permanecer en el juego y obtener un beneficio al mismo tiempo. Más que nunca, no se hace suficiente hincapié en el control de los costos. 

"El aumento de las ventas está sobrevalorado. El viejo dicho de que el volumen cura todos los males está desactualizado y mohoso", explica Patrick Bruce, analista de negocios senior de The Bankcard Store. "Fui criado bajo la guía de propietarios de restaurantes independientes, por lo que el beneficio neto de la línea de fondo era todo lo que importaba al final de la noche. No fue hasta que empecé a trabajar para McDonald's en la década de 1970 que me dieron cuenta de la necesidad de aumentar las ventas cada año. En McDonald's, el marketing era el rey, y la forma en que decidió si ese marketing estaba funcionando era comparar las ventas del año hasta la fecha."

Cuando las ventas son el enfoque principal, la línea de fondo neto se convierte en un problema secundario, y que puede llegar a ser muy peligroso. Bruce explica que cuando la atención se centra en las ventas, el personal puede volverse complaciente y la importancia de las pequeñas cosas que roban a un negocio de su beneficio neto diario puede perderse.

Algunos dueños de negocios hoy en día no entienden cuánto dinero dejan sobre la mesa cada día porque no se han tomado el tiempo para poner "medidores de ganancias" en su negocio. Los indicadores de ganancias son importantes porque pueden decirle en cualquier momento si el negocio está funcionando de la manera que usted diseñó.

"Siempre me sorprende", dijo Bruce, "cuando visito a un cliente y tienen estos hermosos autos con medidores de alta tecnología, medidores de aceite, radios digitales y mucho más. Sin embargo, cuando les pregunto qué medidores usan en su negocio, inevitablemente responden a los estados financieros mensuales.¿Te imaginas si solo miras los medidores de tu auto una vez al mes? ¡Sin embargo, la mayoría de los dueños de negocios pasan más tiempo preocupándose por su consumo de gasolina que la productividad de sus empleados!"

Los estados financieros son después del hecho y requieren un cierto nivel de experiencia contable y conocimiento de los códigos fiscales para comprender completamente su función. Muy a menudo, los propietarios de negocios esperan que sus contadores les muestren cómo reducir el costo y aumentar las ganancias netas. "No están entrenados para hacer eso", dice Bruce. "Están capacitados para tratar información histórica, no proyecciones. Aunque ciertamente pueden ayudar a construir ganancias netas, de ninguna manera son la respuesta para controlar el costo." Es responsabilidad del propietario de la empresa instalar los medidores de control de costos adecuados y establecer un medidor de beneficio neto predeterminado.

Pero, cuando se le pregunta a un cliente sobre los medidores de ganancias que usa a diario, la respuesta estándar suele ser "por eso tengo un contador."

"Generalmente", dijo Bruce, "se interesan en los medidores de ganancias después de aprender cuánto dinero dejaron sobre la mesa durante los seis meses anteriores. Por supuesto, generalmente se dan cuenta rápidamente de que no es trabajo del contador instalar medidores de control de costos."

Aquí hay una herramienta simple para ver qué tan bien usted y su contador están controlando las ganancias netas:

Reúna sus últimos seis estados financieros y vea si hay una columna "porcentaje de ventas totales", o si sus números simplemente se muestran como dólares. 

Si hay un porcentaje de una columna de ventas totales, elimine (u oculte) la columna de dólares y simplemente muestre los porcentajes. Si no lo hay, simplemente divida el monto en dólares de cada elemento de gasto en su estado de resultados por las ventas totales. Esto le dará el "porcentaje de ventas totales" para cada artículo de gasto. 

Al hacer esto, está creando el primer instrumento para "medir" la consistencia de su operación. Por ejemplo, cuando convierte sus dólares a porcentajes, las ventas totales de cada mes siempre son iguales al 100 por ciento, por lo que si la renta es de $ 2,000 por mes y las ventas totales de ese mes son de $ 20,000, la renta es del 10 por ciento cuando se muestra como un "porcentaje de ventas brutas"."

Después de hacer eso para cada elemento de gasto, puede comparar sus gastos como un "porcentaje de ventas mensuales" cada mes. 

Bruce afirma que el propósito detrás de tal ejercicio es comparar las manzanas proverbiales con las manzanas. "No sé cuántas veces en los últimos 15 años he escuchado a mis clientes, 'La razón por la que mi costo laboral aumenta es porque mis ventas aumentaron,'" dijo. En realidad, el costo de la mano de obra se reduce a medida que aumentan las ventas.  

Aunque Bruce admite fácilmente que su pensamiento puede ser un poco idealista, sostiene que los propietarios que se centran en los porcentajes en lugar de los dólares pueden administrar sus negocios de manera más efectiva.

Sin embargo, ha descubierto a lo largo de los años que la mayoría de las personas de pequeños negocios simplemente asumen que si sus ventas aumentan su mano de obra también debe aumentar. "De ninguna manera", dice Bruce. "Los dólares pueden aumentar, seguro, pero la mano de obra, como porcentaje de las ventas, debería bajar.Cuando tanto las ventas como la mano de obra aumentan, esto es una clara indicación de una falta de productividad, generalmente resultante de una falta de capacitación. Un problema fácilmente solucionado. " Los problemas de productividad son los más fáciles de solucionar", confió Bruce. "Como propietario independiente, puede tener un efecto en las personas de inmediato: al cambiar la forma en que actúa, puede cambiar su compromiso emocional con usted y su negocio."

Por supuesto, la obtención de los empleados adecuados puede ser un problema, si usted no trabaja duro en ello! "A menudo, la productividad de las personas es simplemente un caso de falta de capacitación por parte del propietario y cómo quiere que las cosas se hagan", dice Bruce. Él relata la siguiente historia sobre un propietario que pagó caro por no entrenar a sus empleados correctamente.

Este restaurante en particular era conocido por su limonada casera, hecha con limones reales. Aunque no había necesidad de agregar limones adicionales, el propietario quería que cada vaso de limonada, más de 400 vasos por día, tuviera una rodaja de limón como guarnición. Cuando Bruce realizó su análisis de negocio, encontró que en lugar de 16 rebanadas por limón como lo hizo el propietario, ¡los servidores solo rebanaban 4! Literalmente cuadruplicando el costo del limón, ¡como adorno! 

Bruce siente firmemente que no tiene absolutamente ningún sentido aumentar las ventas sin primero averiguar cuál es el beneficio óptimo que una empresa puede hacer en el negocio. 

Además, demasiadas empresas no se dan cuenta del costo involucrado en el aumento de las ventas. "Recuerdo que cuando finalmente aseguré mi primer trabajo de marketing profesional con una de las agencias de publicidad regionales de McDonald's, el enfoque total era encontrar formas de aumentar el tráfico a los restaurantes locales", dijo Bruce.

Fue en este momento que un joven representante de marketing escuchó a Ray Kroc, fundador de McDonald's, decir que McDonald's era un negocio de centavo, y si miraba los centavos, la ganancia neta aumentaría. La forma en que nos lo explicó fue que el uno por ciento de $ 1.00 es 1 centavo, y si puede ahorrar solo un centavo más de cada dólar que ingrese, podría ganar $ 10,000 adicionales en un volumen promedio de tienda de un millón de dólares ", recuerda Bruce. Pero si tienes que gastar dos centavos para aumentar las ventas uno por ciento, estás perdiendo dinero.

Bruce señaló una promoción al principio de su carrera para ilustrar su punto. "En el año en que los Pittsburgh Steelers ganaron su segundo Super Bowl, nuestra agencia se le ocurrió el concepto de regalar un conjunto de coleccionistas de gafas McDonald's / Steelers con los jugadores de los Steelers. La promoción fue un gran éxito y las ventas fueron por las nubes", dijo. "El problema era que las gafas se estaban rompiendo y se interponían en el camino de la operación, y la mano de obra para cargar y descargar las gafas se descontroló tanto que la compañía aumentó las ventas en un 19 por ciento y disminuyó las ganancias en un 103 por ciento."

"No podemos separarnos del aspecto de ganancias de este negocio", continúa Bruce. "Debemos enfocarnos en obtener la mayor cantidad de ganancias posible de cada dólar recibido por el negocio."

Al contemplar futuras estrategias comerciales que involucran controles de costos, Bruce pregunta: "Me pregunto si los propietarios se dan cuenta de que la razón por la que comenzaron su propio negocio en primer lugar fue para tener el control de él y no tener sus negocios controlarlos."

Estrategias de beneficio neto comienza con beneficios netos 'pre-determinados' basados en un estilo de vida que una persona quiere. Si usted siente que pasar todo su tiempo en su negocio es un buen estilo de vida para usted y su familia, entonces Bruce recomienda que mantenga el curso. Pero si desea aumentar sus ganancias netas y luego aumentar las ventas, después de haber establecido un beneficio óptimo, quizás debería considerar la instalación de medidores de control de costos en su negocio.