Los siete elementos esenciales para la comunicación empresarial exitosa
Los siete elementos esenciales de la comunicación empresarial
Hay siete elementos esenciales para una comunicación empresarial exitosa:
Estructura
Claridad
Coherencia
Medio
Relevancia
Primacía/Recencia
Regla psicológica de 7±2
Si va a comunicarse de manera efectiva en los negocios, es esencial que tenga una comprensión sólida de estos siete elementos.
Así que echemos un vistazo a cada uno a su vez...
Estructura
La forma en que estructura su comunicación es fundamental para la facilidad con la que su audiencia la absorbe y comprende.
Toda buena comunicación debe tener estos tres elementos estructurales: una abertura, un cuerpo y un cierre.
La apertura permite a la audiencia de su comunicación entender rápidamente de qué se trata la comunicación. Corto, agudo y al grano, una buena apertura permite a su audiencia llegar rápidamente a una decisión de prestar o no atención a su mensaje.
El Cuerpo es donde se llega al "corazón" de su mensaje. Es en el cuerpo del mensaje que comunica todos sus hechos y cifras relativas a la acción que desea que la audiencia de su comunicación a tomar después de asistir a su mensaje.
Hay una clave para una rápida captación de su mensaje: KISS. Pon los gráficos de tu presentación en un niño de séptimo grado. Si pueden seguirlos y entenderlos, es muy probable que su audiencia también lo haga.
El cierre es donde resumir su comunicación, recordar a su audiencia de sus puntos clave, y les deja con una clara comprensión de lo que quiere que hagan a continuación. Cuanto más poderosamente pueda terminar su comunicación, más fácil será recordada por su audiencia.
Esta regla estructural es válida sin importar cuál sea su comunicación: una nota, una llamada telefónica, un mensaje de correo de voz, una presentación personal, un discurso, un correo electrónico, una página web o una presentación multimedia.
Recuerde: la audiencia de su comunicación puede ser solo una persona, un pequeño equipo, un auditorio lleno de personas o un grupo nacional, incluso global, de millones.
En este caso el tamaño no importa, las reglas siguen siendo las mismas.
Claridad
Sea claro sobre el messaqe que desea entregar, como dar un mensaje confuso a su audiencia sólo termina con ellos ser confundido y su mensaje ser ignorado.
Si está dando un mensaje sobre, por ejemplo, los pagos de horas extras, no agregue mensajes sobre temas detallados del presupuesto o el próximo picnic del personal, A MENOS QUE ABSOLUTAMENTE encajen con su mensaje original.
Es mucho mejor y más claro para su audiencia si crea una comunicación separada sobre estos temas auxiliares.
Coherencia
Nada más molesta a un lector regular de, digamos, su boletín de noticias que la inconsistencia de su mensaje.
Tomar una posición sobre un tema una semana, sólo para volcar la siguiente, luego volcar ESA posición la semana siguiente, sólo engendra desconfianza en su mensaje. Y la desconfianza en ti!
Las personas que desconfían de ti son extremadamente poco probable que tomen la acción que deseas que tomen. También es muy poco probable que prestar atención a sus mensajes futuros.
Además de la coherencia entre varios mensajes, tenga en cuenta que la inconsistencia dentro de su mensaje puede ser tan mortal para la comprensión del público.
A riesgo de sonar como el Gramático Grouchy, asegúrese de que sus tiempos verbales permanezcan iguales, de que su punto de vista no deambule entre la primera y la tercera persona y viceversa (a menos que desee deliberadamente crear un efecto lingüístico o narrativo, ¡tenga cuidado con esto!) y que su 'tema' o mensaje general no cambia.
Medio
Si la única herramienta que tiene en su bolsa de herramientas es un martillo, muy pronto todo comienza a parecerse a un clavo.
Del mismo modo, si todo lo que usted cree que tiene como una herramienta de comunicaciones es PowerPoint ™ entonces muy pronto todo lo que va a hacer es reducir la oportunidad de comunicación muy a una presentación de PowerPoint ™. Y como cualquiera de nosotros que nos hemos sentado a través de una demasiadas presentaciones de diapositivas aburridas dará fe, "visto uno, visto 'em todos"
Hay una miríada de fue que puede entregar su mensaje - el truco es utilizar el más adecuado. Pero, ¿cuál es el correcto? El que comunica tu mensaje:
con la mayor precisión
con la mayor probabilidad de comprensión del público
al menor costo fiscal
al menor costo de tiempo
Nota: debe cumplir TODOS estos criterios. No hay absolutamente ningún valor en gastar la menor cantidad de dinero si el medio que elija no cumple con ninguno de los otros criterios.
Elegir el medio o medio adecuado es obviamente crítico. Obtenga la mezcla de medios mal y podría terminar gastando mucho tiempo y dinero en una comunicación empresarial muy visualmente atractiva que ofrezca un ROI próximo a cero.
Relevancia
Nunca deja de sorprenderme que los gerentes de negocios todavía creen que todo el mundo estaría interesado en su mensaje - y luego proceder a someter a todas y cada una de las personas que pueden encontrar a una presentación de PowerPoint horrendo elaborado por un subordinado bien intencionado pero estéticamente desafiado.
Pantalla tras pantalla de texto largo, en un pequeño tamaño de fuente apenas legible (porque un tamaño de fuente pequeño es la única forma de ajustar todas las palabras en la diapositiva), que el administrador lee correctamente y debidamente literalmente.
¡Uf!
La realidad psicológica es que a menos que una persona esté interesada en el tema del mensaje, es muy poco probable que preste CUALQUIER atención.
Lo que significa que si los obligas a atender tu mensaje, en realidad los convertirás en tu contra y serás aún menos probable que reciban su atención en el futuro.
Guarde su presupuesto en profundidad y análisis de rendimiento Excel- gráficos generados para aquellos que realmente se preocupan y necesitan saber acerca de este tipo de cosas.
Si su comunicación empresarial necesita abordar varias áreas que podrían no ser de interés para toda su audiencia, infórmeles de recursos alternativos que aborden más completamente cada una de estas áreas adicionales.
Puede hacerlo, por ejemplo, proporcionándoles un enlace fácil de recordar y escrito a una página web donde se puede almacenar una mayor profundidad de información.
Primacía/Recencia
Es esencial saber que, una semana después, una comunicación empresarial es recordada por una o ambas de dos cosas:
el poder y la memorabilidad de su apertura
el poder y la memorabilidad de su cierre
Los psicólogos llaman al efecto de recordar los primeros elementos presentados como un 'Efecto de primacía'. Del mismo modo, llaman al efecto de recordar los últimos elementos presentados a usted como un 'efecto de recencia'.
Dado que los individuos difieren en qué efecto es el más dominante para ellos, lo mejor es 'cubrir sus bases' y hacer un esfuerzo para tener una apertura poderosa y memorable y un cierre poderoso.
Una apertura poderosa puede ser cualquier cosa que capte la atención de la audiencia:
cita,
broma,
un ruido fuerte,
una declaración absurda.
Sólo asegúrese de que su apertura sigue siendo coherente con y se relaciona con el tema de la comunicación.
Igualmente, un cierre poderoso que no se parece al cuerpo principal de la comunicación simplemente confundiría y decepcionaría a un público criado para esperar algo más.
Y no pienses que el humor te salvará.
La comunicación empresarial es un negocio serio y muy pocas personas tienen la habilidad para poder entregar un mensaje humorístico que el público retendrá y actuará.
Como dice Granville Toogood en su excelente libro 'The Articulate Executive', el humor es una estrategia muy arriesgada.
Si está decidido a usar el humor en su presentación, siga la recomendación de Toogood:
Contar la historia como si fuera verdad. La línea de perforación es mucho más divertida si no la esperamos
Contar la historia para hacer un punto de negocios. Si no haces un punto, no tienes ningún negocio contando una broma
Asegúrese de contar la historia correctamente, no estropee la línea de perforación y asegúrese de que sea apropiada.
La apertura y el cierre de su comunicación empresarial son los dos elementos más fáciles de recordar y, por lo tanto, esenciales. Asegúrese de dar a su audiencia algo para recordar.
La regla psicológica de 7±2 (siete más o menos dos)
Los psicólogos saben desde hace tiempo que el cerebro humano tiene una capacidad finita para contener información en la memoria a corto plazo o "funcional".
El cerebro también está estructurado para retener información en "grupos" o grupos de elementos. Estos grupos promedio, a través de toda la humanidad, en siete elementos, más o menos dos.
Lo que significa que su audiencia sólo es capaz de aferrarse a entre cinco y nueve piezas de información a la vez.
¿Ahora ves la importancia de la claridad del mensaje y de tener una apertura y un cierre distintivos y memorables?
Si desea que sus puntos clave sean recordados incluso cinco minutos después, es esencial que limite su comunicación empresarial a entre solo cinco y nueve puntos clave.
Igualmente, si desea que sus puntos de acción clave sean recordados cinco semanas después, asegúrese de que su comunicación se encuentre entre los cinco y nueve mensajes más memorables a los que su audiencia ha atendido en las últimas cinco semanas.
Conclusion
Hay siete elementos esenciales para una comunicación empresarial exitosa:
Estructura
Claridad
Coherencia
Medio
Relevancia
Primacía/Recencia
Regla de 7±2
Si va a comunicarse de manera efectiva en los negocios, es esencial que tenga una comprensión sólida de estos siete elementos.
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